Aktenverwaltung

Den gewerblichen Rechtsschutz charakterisieren eine Vielzahl unterschiedlicher Sachverhalte und Vorgänge. Um Akten zu Patenten und Marken genauso wie zu Widersprüchen, Verträgen und anderen Sachverhalten effizient zu verwalten, bietet PatOrg IP Management weitreichende Gestaltungsmöglichkeiten bei der Datenablage.
So lassen sich Eingabemasken für verschiedene Vorgänge vordefinieren. Darüber hinaus können einzelne Akten gezielt um frei definierbare Eingabefelder erweitert werden, wie beispielsweise durch Text-, Combo-, Check- und Listboxen. Die Datenablage ist damit umfassend und gleichzeitig übersichtlich, weil sie genau die Daten speichert und anzeigt, die für die jeweilige Akte wirklich von Bedeutung sind. Hilfreich ist dies beispielsweise für die Verwaltung von Prioritäten, die in ihrer Anzahl von Schutzrecht zu Schutzrecht deutlich variieren können.

Durch flexibel definierbare Parallelaktenerzeugungsregeln ermöglicht die Aktenverwaltung es auch, neue Akten zu/aus bestehenden Akten zu generieren. So lassen sich beispielsweise automatisch Nachanmeldungen und Aktenfamilien, sowie Streit-, oder Beratungsakten erzeugen.

Personenverwaltung

Wie die Aktenverwaltung ist auch die Personenverwaltung sehr flexibel konzipiert, um Personenarten wie Mandanten, Kostenstellen, Korrespondenzanwälte, Erfinder, Behörden und Kontaktadressen effizient zu managen. So lassen sich für Personenarten spezifische Eingabemasken vordefinieren. Analog zur Aktenverwaltung ist es auch hier möglich, Datensätze individuell zu gestalten.
Jede Person kann entweder als Haupt-/Einzeladresse, oder dieser untergeordnet als Adressvariante oder Ansprechpartner geführt werden. Die Gliederung in diese drei Ebenen ermöglicht es in einfacher Weise, alle einer Organisation zugehörigen Personendaten gemeinsam zu verwalten.

Fristenverwaltung

Notierung nach frei definierbaren Fristenregeln. Listung der Termindaten mit beliebiger Auswahl und Anordnung der auszugebenden Daten. Filtermöglichkeiten nach sämtlichen Termindaten und den Daten, die mit den Terminen in Zusammenhang stehen. Protokollführung über sämtliche Termin-Notierungen, -Änderungen und -Streichungen.
Ausführung von terminbezogenen Workflows direkt aus der Terminauflistung heraus.

Taxwesen

Automatische Ermittlung und Fortschreibung von Taxterminen auf der Basis von Taxregeln, die vom Anwender eingesehen und angepasst werden können. Zur Definition der Taxregeln lassen sich Daten aus der Akte, dem Anmeldeland und den Abkommen nutzen.
Für Patentanwälte werden vielfältige Möglichkeiten zur flexiblen Einrichtung hochautomatisierter Abläufe angeboten; für Industrie-Patentabteilungen können Taxentscheidungslisten und Zahlungsauftragslisten in Form und Inhalt auf die individuellen Anforderungen eingestellt werden.
Für den Datenaustausch mit den Gebührenzahlern CPA, Dennemeyer und Pavis werden spezielle Schnittstellen angeboten.

Dokumentenverwaltung

CMIS Verwaltung beliebiger Dokumenttypen wie z.B. Textdateien, PDF-Dateien, e-Mails (mit Änhängen), Grafik-Dateien, Excel-Dateien, Tondokumente (Diktate) und Filmdokumente.
Jedes Dokument kann zugleich mehreren Personen (Adressen), Akten (Erfindungen, Schutzrechten usw.), Aktenfamilien und Bearbeitern zugeordnet werden. Aus der Anzeige von Akten-, Personen- und Bearbeiterdaten heraus lassen sich unmittelbar die zugehörigen Dokumente auflisten und anwählen.
Der Import von Dokumenten in die Dokumentenverwaltung ist wahlweise über Batch-Verarbeitungen oder einzeln per Drag & Drop möglich. Zum Aufsuchen von Dokumenten bietet die Dokumentenverwaltung über die Filterung nach Verwaltungsdaten hinaus die (indizierte) Volltextrecherche an.

Leistungserfassung

Die Leistungserfassung ist auf die Verwendung in Anwaltskanzleien ausgerichtet. Die Erfassung erfolgt optimiert unter Anwendung von allgemeinen oder benutzerbezogenen definierbaren Masken. Leistungssätze werden per Programm einzeln oder en bloc in Rechnungen überführt. U.a. können damit zeitraumbezogene (in den USA übliche) Rechnungen erzeugt werden.
Die Leistungserfassung läßt sich mit der PatOrg-Zeiterfassung erweitern.

Texterstellung

Mit den Möglichkeiten zur Textgenerierung von PatOrg schreiben sich Briefe und e-mails von allein.
In Abhängigkeit von Feldinhalten (auch von eigendefinierten Datenfeldern) lassen sich Texte flexibel aus vordefinierten Textbausteinen zusammensetzen. Dazu können gespeicherte Grafiken eingebracht und das Layout mit Kopf- und Fußzeilen fallbasiert definiert werden.
Nahezu jede gepeicherte Information zu Akten, Personen, Gebühren und anderem steht zur Generierung bereit. Um beispielsweise an Fristen zu erinnern, können bei der Generierung auch Rechenoperationen angewandt werden. Zudem werden grammatische Funktionen angeboten, die es erlauben, einzelne Wörter oder ganze Textpassagen variabel in bezug auf Kasus, Genus und Numerus zu definieren.
Zur graphischen Illustration von Prioritäten, Restlaufzeiten und Ähnlichem lässt sich eine Weltkarte oder Karte von Teilen der Welt selbsttätig erstellen und integrieren.
Die Generierung von Texten und der Versand von e-mails kann mit PatOrg Workflows automatisiert werden. In Verbindung mit der Verschickung der Texte als Anlagen zu e-mails lassen sich Texte außerdem optional in PDF-Dateien wandeln und dabei mit einem bestimmten Brieflayout (Logo) versehen.
Die Techniken zur Textgenerierung sind universell verwendbar und können so auch für die Erstellung von Rechnungen und Auswertungen eingesetzt werden.

Rechnungserstellung

Erzeugung von Einzel-, Sammel- und Zeitraumrechnungen in MS-Word. Rechnungstypen für unterschiedliche Leistungen und Mandanten lassen sich flexibel über Rechnungstextaufbauregeln definieren, die das Rechnungslayout und die Behandlung der Rechnungspositionen festlegen.
Automatische Übernahme von Leistungen und von Eingangsrechnungen in die Ausgangsrechnungen. Für die Erfassung von Rechnungen steht ein weites Spektrum von Möglichkeiten und Hilfen zur Verfügung, die kombiniert einsetzbar sind: von der rein manuellen Erfassung bis zum vollautomatischen Aufbau von Rechnungen. U.a. werden in den Musterdaten Einrichtungen angeboten, die vollautomatische Abrechungen von IR-Marken-Anmeldungen und IR-Marken-Verlängerungen ermöglichen.

Formulare

Gegenüber dem manuellen Ausfüllen von Formularen spart das automatisierte Ausfüllen wertvolle Zeit und hilft gleichzeitig Fehler zu vermeiden. Es ist insbesondere von Vorteil bei komplexen Formularen, wie beispielsweise dem PCT Antrag, der mehr als 100 Eingabefelder umfasst.
Das automatisierte Ausfüllen wird durch PatOrgs umfangreiche Funktion zur Textgenerierung in effizienter Weise unterstützt. Im Lieferumfang enthalten sind Füllspezifikationen für etwa 50 Formulare der wichtigsten Patentämter.
Für die elektronische Übermittlung von Formularen sind Schnittstellen zu Epoline (Europäische Patentamt) und zu PaTrAS (Deutsche Patentamt) implementiert. Die Empfangsbescheinigungen werden automatisch in der Dokumentenverwaltung abgelegt und lassen sich aus der Aktenanzeige heraus unmittelbar anzeigen.

Erstellung von Berichten

PatOrgs leistungsstarke Funktionen zur Textgenerierung ermöglichen es, Drucklisten beliebiger Form zu generieren und in Microsoft Word auszugeben. In die Drucklisten können bei Bedarf Grafiken eingebunden werden, z.B. für Drucklisten, die Marken behandeln. Ein besonderes Leistungsmerkmal ist die Definierbarkeit von Drucklisten hierarchischer Struktur, womit sich u.a. übersichtliche Berichte zu Aktenfamilien erstellen lassen.

Workflows

Abbildung und Automation von Prozessen zur Erhöhung der Effizenz und Qualität. In Workflows können u.a. die Generierung von Briefen und Rechnungen, das Ausfüllen und Versenden von Formularen (PDF oder Epoline), die Notierung von Terminen und Fristen, das Anlegen von Kostensätzen und das Verbuchen von Amtsgebührzahlungen einbezogen werden.
Starten lassen sich Workflows wahlweise manuell oder auf Basis frei definierbarer Ereignisse, wie beispielweise durch das Ausfüllen eines Datenfelders oder Speichen eines Datensatzes.

Suchen

Das Speichern von Information ist wertlos, wenn man sie nicht wiederfinden kann. PatOrg bietet deshalb Funktionen, um jedes Datenfeld, also auch eigene Datenfelder gezielt nach beliebigem Inhalt zu durchsuchen.
Für häufig wiederkehrende Typen von Suchanfragen lassen sich Suchmasken nach eigenen Vorgaben zusammenstellen, die nur die jeweils relevanten Suchfelder enthalten. Dabei ist es auch möglich, Felder mit Werten vorzubelegen. Unabhängig davon kann detailliert die tabellarische Ausgabe spezifiziert werden.
Durch integrative Suche ist PatOrg sogar in der Lage ohne Einsatz von SQL komplexe Suchanfragen zu beantworten, wie beispielsweise:
* welche Dokumente zu Patentakten existieren, deren Anmeldetag zwischen dem 23.04.2003 und dem 01.05.2003 liegt.
* welche Akten existieren, zu denen Termine definiert sind, die in der nächsten Woche zu erledigen sind.
* welche Personen gespeichert sind, die nur noch mit geschlossenen Akten in Verbindung stehen.

Archivdatenverwaltung

Die Daten aus dem aktuellen Datenbestand können auf komfortable Weise in das Archiv verlegt und bei Bedarf von dort zurückgeholt werden. Zum Suchen nach archivierten Daten stehen die gleichen technischen Möglichkeiten wie in der aktuellen Datenbank zur Verfügung.

Telefonieren mit PatOrg

Anbindung von CTI-Anwendungen über die TAPI-Schnittstelle von PatOrg. Dies erlaubt beispielsweise die direkte telefonische Anwahl von Personen direkt über die Personenverwaltung. Weiterhin lassen sich Workflows erstellen, die bei Annahme oder Beendigung eines Telefongesprächs automatisch ausgelöst werden und in Abhängigkeit von der anrufenden Nummer beliebige Aktionen ausführen, wie etwa das Aufschlagen zugehöriger Akten oder der Erstellung von Leistungssätzen.

Erfindervergütung

Als Basisgrößen zur Berechnung der Vergütungen können Umsätze, Abschlagsbeträge, Pauschalbeträge, Lizenzeinnahmen und Schätzbeträge zum betrieblichen Nutzen verarbeitet werden.
Abrechnen lassen sowohl einzelne als auch mehrere, zu Erfindungskomplexen zusammengefasste Erfindungen nach frei definierbaren Formeln.
Die Erfindungsabrechnungen erfolgen auf der Basis von Beleg-Datensätzen.
Neuanmeldungen und Erteilungen von Patenten, die mit den Erfindungen in (komplizierten) Zusammenhängen stehen, können als Ereignisse definiert und somit zur Auslösung von Workflows führen, um die zugehörigen Abrechnungsbelege gegebenenfalls zu aktualisieren.
Listen, Auswertungen, Briefe und Abrechnungen für die Erfinder lassen sich über die Funktionen zur Texterstellung automatisch in MS-Word generieren.
Erstellte und eingehende Dokumente zur Vergütung werden in der PatOrg-Dokumentenverwaltung abgelegt. Damit sind sie direkt verfügbar aus den Akten zu den jeweiligen Erfindungen und Patenten.

Kosten- und Einnahmenverwaltung

Kosten und Einnahmen lassen sich über frei definierbare Eingabemasken erfassen. Für eine schnelle und effiziente Datenerfassung können buchungstyp-bezogene Eingabemasken festgelegt und mit Vorgabewerten belegt werden.
Bei der Erfassung werden automatisch eventuell in den bezogenen Akten definierte Aufteilungen auf mehrere Kostenstellen berücksichtigt.
Die Erfassungsvorgänge können als Arbeitsschritte in Workflows verwendet werden.
Für die automatische Übernahme der Rechnungseingangsdaten von Gebührenzahlern stellt PatOrg entsprechende Importfunktionen bereit. Darüber hinaus können Kostendaten z.B. für Zahlungen an die Patentämter oder auch zur Weiterberechnung innerhalb des Konzerns an das SAP-System übergeben werden.
Summenausgaben zu den aufgelaufenen Kosten / Einnahmen können u.a. direkt aus den bezogenen Akten, Kostenstellen, Lieferanten heraus angezeigt werden. Nach Bedarf werden die Summen dabei nach verschiedenen Buchungstypen, Zeiträumen, Gebührenarten usw. aufgeschlüsselt ausgegeben.
Für die Erstellung von Listen und Berichten steht ein komfortables Berichtsauswertungssystem zur Verfügung. Auch können die Kosten / Einnahmen in die Definition von Formbriefen einbezogen werden.
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