Die PatOrg-Finanzbuchhaltung ist eine leistungsstarke und professionelle Buchhaltung für Patentanwälte. Mit umfangreiche Funktionen zur Kostenrechnung und einer eigenständig verwendbaren OP-Verwaltung bietet sie eine sichere Basis für das Rechnungswesen einer Kanzlei.
Ihre nahtlose Integration in die PatOrg Suite ermöglicht eine einzigartige Effizenz, u.a. durch:

eine allgemeine Personenverwaltung, die personen-bezogene Daten und Konten vereinigt. Jede Person kann dabei gleichzeitig als Kreditor und Debitor geführt werden.
eine Dokumentenverwaltung für die Ablage sämtlicher Dokumente, wie z.B. Mahnschreiben, wodurch sich u.a. zu einer Person komfortabel alle sie betreffenden Dokumente anzeigen lassen.
direkten Zugriff auf die offenen Posten, Rechnungen und Leistungen eine Akte oder Person. Auch umgekehrt können aus Buchungsbelegen und offenen Posten unmittelbar die zugehörigen Akten-, Aktenfamilien- und Personendaten angezeigt werden.

Anstelle der PatOrg-Finanzbuchhaltung ist es auch möglich, Finanzbuchhaltungssysteme von Drittanbietern in die PatOrg-Suite zu integrieren. Hierzu werden verschiedene Schnittstellen u.a. zum DATEV-System angeboten.

Offene Posten Verwaltung

Erfassung

Rechnungseingänge und Gutschriften lassen sich in einfacher Weise importieren.

Zahlungsausgleich

In die Zahlungsausgleichvorgänge können beliebig viele OPs (auch Gutschriften) einbezogen werden. Teilzahlungen und Überzahlungen lassen sich dabei in komfortabler und übersichtlicher Weise handhaben.

Mahnungen

Mahnschreiben und Zahlungsankündigungen lassen sich kombiniert mit Mahnlisten und Zahlungsankündigungslisten flexibel als MS-Word-Formbriefe definieren.
Die anzuwendenden Mahntexte (Mahnformschreiben) können in Abhängigkeit von der jeweils erreichten Mahnstufe und darüber hinaus kunden-bezogen automatisch ausgewählt werden oder auch manuell auf der Grundlage der automatisch ermittelten Vorschläge.

Online Banking

Aus den Rechnungseingangs-OPs können Zahlungsanweisungen für Online Zahlungen ins In- und Ausland generiert werden.

Umsatzauswertung

Zur Auswertung lassen sich die Daten in Diagrammen darstellen oder zu MS-Excel® exportieren. Das breite Auswertungsspektrum ergibt sich aus einer detaillierten Datenbasis: Jede Rechungspositionsbetrag kann nach Bedarf beliebig in Teilbeträge aufgesplittet und verschiedenen Buchungscodes und Bearbeitern zugeordnet werden.

Hauptbuchhaltung

Die Hauptbuchhaltung / Sachkontenbuchhaltung ist über zentrale Steuerungsanweisungen einstellbar als

Einnahmen-/Ausgaben-überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG
Bilanzierende Finanzbuchhaltung mit Soll-Versteuerung
Bilanzierende Finanzbuchhaltung mit Ist-Versteuerung

Die Kontonummern lassen sich frei vergeben. Zahlungseingänge können zweistufig verbucht werden: Im äußeren Buchungsrahmen ist eine Teilung von Buchungen auf beliebig viele Akten und im inneren Buchungsrahmen auf beliebig viele Konten möglich.

Er können standort-bezogene (niederlassungs-bezogene) Unterkonten geführt werden. Journale können vorab (ohne Verbuchung) im Testmodus erzeugt werden. Für Konten mit geringer Anzahl von Buchungen lassen sich jahres-bezogene Kontoblätter erstellen. Im Rahmen von Zahlungsausgleichsvorgängen werden bei Teilzahlungen / Abschlagszahlungen vorrangig die Amtgebühren ausgeglichen.

Umsatzsteuervoranmeldungen, Summen- & Saldenlisten

Gewinn- & Verlustrechnungen und Bilanzauswertungen sind frei definierbar. Jedes Konto, das in eine Auswertung einbezogen werden soll, wird dazu einem Auswertungsschlüssel zugeordnet, der kennzeichnet, wie das Konto zu behandeln ist.
Umsatzsteuervoranmeldungen lassen sich direkt unter Verwendung der ELSTER-Software online an das Finanzamt übertragen.

Zur Prüfung der Daten durch Finanzämter / Steuerberater steht eine Export-Schnittstelle zu IDEA bereit.

Kostenrechnung

Beliebig definierbare Kostenstellen können flexibel einzelnen Sachkonten oder Bearbeitern zugeordnet werden. Bei der Verbuchung von Fibu-Belegen werden die dort angesprochenen Kostenstellen bebucht und dazu extra Kostenrechnungsbelege erstellt. Gemeinkosten werden nach definierbaren Verteilungsvorschriften auf Hauptkostenstellen umgelegt, mit der Möglichkeit die Verteilung nachträglich beliebig mit geänderten Verteilungsvorschriften zu korrigieren.
Auswertungen können nach Bedarf nach Kostenstellen und / oder nach Kostenarten durchgeführt werden.
Die Kostenstellen lassen sich auch außerhalb der Finanzbuchhaltung direkt bebuchen.